Cómo automatizar el proceso de incorporación de empleados: consejos para contratar sin estrés

La incorporación ineficiente cuesta a las organizaciones 4.125 dólares por contratación y consume 54 horas al mes. La automatización simplifica el proceso y reemplaza el papeleo y las tareas repetitivas por flujos de trabajo eficientes y una comunicación uniforme.

Esta guía le muestra cómo reducir estas cifras en un 60% mediante un proceso de automatización estratégica. Aprenderás consejos para automatizar todo, desde los flujos de trabajo de documentación hasta los sistemas de coordinación interdepartamental, sin perder el toque personal.

¿Qué es la automatización de la incorporación?

La automatización de la incorporación agiliza todo el proceso de integración de los nuevos empleados a través de flujos de trabajo digitales y sistemas inteligentes. En lugar de enviar correos electrónicos de bienvenida de forma manual, configurar cuentas y realizar un seguimiento de la finalización del papeleo, los sistemas automatizados gestionan estas tareas automáticamente.

Por ejemplo, cuando Recursos Humanos marca a un nuevo desarrollador como «contratado» en su sistema, activa automáticamente la creación de correos electrónicos, la invitación a Slack y envía materiales de formación específicos para cada puesto que te ahorran horas de trabajo manual.

¿Cuáles son las desventajas de la incorporación manual?

El proceso tradicional de incorporación manual está plagado de ineficiencias que afectan directamente a los resultados y a la productividad del equipo. Comprender estos puntos problemáticos es crucial para identificar dónde la automatización puede ofrecer el mayor valor, especialmente en las áreas que afectan a los costos operativos y a la satisfacción de los empleados.

Altos costos operativos: La incorporación manual requiere que el personal de recursos humanos dedique horas dedicadas a tareas repetitivas, lo que cuesta a las organizaciones un promedio de 4.125 dólares por nuevo empleado. La automatización puede reducir estos costos hasta en un 60%.

Administración de procesos que consume mucho tiempo: Los equipos de recursos humanos dedican aproximadamente 54 horas al mes al papeleo y al seguimiento, tiempo que podría dedicarse mejor a las iniciativas estratégicas y a la interacción personal con los nuevos empleados.

Experiencia inconsistente de los empleados: Los procesos manuales conducen a experiencias de incorporación diferentes en los departamentos, lo que crea confusión y reduce la satisfacción de los nuevos empleados hasta en un 30% en comparación con los enfoques automatizados estandarizados.

Aprovisionamiento de acceso retrasado: La configuración manual de las herramientas y los sistemas suele tardar entre 3 y 5 días laborables, lo que repercute directamente en la productividad de los nuevos empleados y provoca cuellos de botella de TI innecesarios.

Escalabilidad limitada: La incorporación manual se vuelve cada vez más difícil a medida que las organizaciones crecen. Gestionar la incorporación de muchos empleados nuevos puede resultar difícil. Vídeos de incorporación de empleados combinados con herramientas de automatización, facilitan la ampliación del proceso para equipos más grandes.

Propenso a errores: Los errores humanos en los formularios, las programaciones o las asignaciones de tareas pueden provocar retrasos. La automatización reduce los errores al permitir una ejecución de tareas precisa y en tiempo real.

¿Cómo soluciona la automatización los desafíos de la incorporación?

La automatización transforma los puntos problemáticos tradicionales de la incorporación en flujos de trabajo simplificados que mejoran la eficiencia y el cumplimiento a la vez que reducen los costos. Así es como las soluciones automatizadas abordan los desafíos clave:

Gestión simplificada de la documentación

Las plataformas de automatización modernas eliminan el caos del papeleo mediante la implementación de flujos de trabajo de documentos inteligentes. El sistema envía, rastrea y almacena automáticamente todos los formularios necesarios, desde documentos fiscales hasta confirmaciones de pólizas. Cuando se agrega una nueva contratación al sistema, se activa una publicación secuencial de los documentos con recordatorios automáticos y se logra una tasa de cumplimentación puntual del 99,5%, en comparación con el 76% del seguimiento manual.

Aprovisionamiento de acceso instantáneo al sistema

En lugar de esperar días para que el departamento de TI configure las cuentas manualmente, el aprovisionamiento automatizado crea todo el acceso necesario al sistema en cuestión de minutos. Un activador genera automáticamente cuentas de correo electrónico, licencias de software y acceso a herramientas para funciones específicas. Las empresas empresariales informan que han reducido el tiempo de configuración del sistema de 3 a 5 días a menos de 2 horas mediante el aprovisionamiento automatizado.

Entrenamiento personalizado a escala

La automatización transforma la prestación de formación mediante la personalización basada en la inteligencia artificial y el contenido de vídeo reutilizable. El sistema asigna automáticamente módulos específicos para cada función y adapta el contenido en función del ritmo de aprendizaje. Las empresas afirman que la retención del conocimiento ha mejorado un 68% con formación automatizada en vídeo al tiempo que reduce costos de capacitación de empleados en 1.200 dólares por contratación gracias a la reutilización del contenido en todos los departamentos.

Entrega de capacitación consistente

La automatización garantiza que cada nuevo empleado reciba materiales de formación estandarizados y específicos para cada puesto en el momento adecuado. El sistema hace un seguimiento de la finalización, envía recordatorios si es necesario y adapta la ruta de formación en función del puesto y el progreso. Las organizaciones que utilizan la formación automatizada registran un 42% más de tiempo de productividad para los nuevos empleados.

Coordinación interdepartamental

Los flujos de trabajo automatizados eliminan las brechas de comunicación entre los jefes de departamento, de recursos humanos y de TI. Cuando Recursos Humanos inicia la incorporación, el sistema notifica automáticamente a las partes interesadas pertinentes, asigna las tareas y hace un seguimiento de su finalización. Esto reduce el tiempo de coordinación interdepartamental en un 75% y elimina la falta de traspasos.

Optimización de costos y recursos

Por automatizar las tareas repetitivas de incorporación de empleados, las organizaciones suelen reducir el tiempo administrativo de recursos humanos en un 60% y, al mismo tiempo, reducen los costos de incorporación en 2.475 dólares por contratación. Los recursos que antes se dedicaban al procesamiento manual pueden centrarse en actividades de alto valor, como el fomento de la cultura y la tutoría personal.

¿Cómo funciona la automatización de la incorporación de empleados?

Automatización de la incorporación de empleados agiliza el proceso al reemplazar las tareas manuales por flujos de trabajo eficientes e impulsados por la tecnología. Garantiza una experiencia perfecta para los equipos de recursos humanos y los nuevos empleados al abordar los principales obstáculos e integrar todos los aspectos de la incorporación en un sistema unificado. Así es como funciona el proceso y cómo identificar los obstáculos que lo ralentizan:

1. Identificación de los bloqueadores en el proceso actual

Para implementar la automatización de manera eficaz, comience por identificar qué es lo que ralentiza su flujo de trabajo de incorporación actual:

• Trámites manuales: Las tareas que requieren mucho tiempo, como imprimir, firmar y escanear formularios, pueden retrasar el proceso.
• Comunicación ineficiente: Los correos electrónicos perdidos o las instrucciones poco claras pueden hacer que los nuevos empleados no estén seguros de sus próximos pasos.
• Administración de tareas descoordinada: Los flujos de trabajo inconexos entre los directores de recursos humanos, TI y equipos pueden crear cuellos de botella.
• Falta de visibilidad: Los equipos de recursos humanos pueden tener dificultades para hacer un seguimiento del progreso de las tareas, lo que lleva a incumplir los plazos o a dar pasos incompletos.

2. Componentes principales de la automatización de la incorporación

Una vez identificados los bloqueadores, el siguiente paso es entender los componentes que hacen que la automatización funcione:

• Formularios y firmas digitales: Sustituya la documentación física por formularios electrónicos que se puedan firmar y enviar en línea.
• Flujos de trabajo automáticos: Configure procesos paso a paso, como la asignación de módulos de formación, el envío de correos electrónicos de bienvenida y la programación de orientaciones.
• Asignación de tareas: Asigne tareas automáticamente a los departamentos pertinentes, como el departamento de TI para configurar las cuentas o los administradores para las presentaciones de los equipos.
• Acceso a los recursos: Otorgue a los nuevos empleados acceso inmediato a las herramientas, los sistemas y los documentos, lo que reduce las demoras.
• Seguimiento del progreso: Utilice paneles para supervisar el proceso de incorporación y garantizar que cada tarea se complete a tiempo.
• Recopilación de comentarios: Automatice las encuestas para recopilar información de los nuevos empleados sobre su experiencia.

3. Abordar los bloqueadores con la automatización

Con los bloqueadores identificados y los componentes principales descritos, el siguiente paso es implementar la automatización para resolver esos desafíos. Así es como la automatización aborda cada problema de forma eficaz:

• Simplificación del papeleo: Los sistemas automatizados envían formularios digitales con funciones de firma electrónica, lo que elimina las demoras causadas por la manipulación manual.
• Mejorar la comunicación: Las plantillas preconfiguradas envían automáticamente recordatorios, mensajes de bienvenida y actualizaciones de tareas, lo que garantiza una comunicación clara y oportuna.
• Coordinación de tareas: La automatización integra los flujos de trabajo departamentales, de recursos humanos y de TI. Garantiza que tareas como la creación de cuentas, la asignación de formación y las orientaciones de programación se realicen sin intervención manual.
• Mejora de la visibilidad: Los paneles de seguimiento en tiempo real permiten a los equipos de recursos humanos supervisar el progreso de la incorporación, garantizando que las tareas se completen a tiempo y que los cuellos de botella se aborden rápidamente.

4. Implementación de la automatización en el proceso de incorporación

Tras abordar los bloqueadores, el último paso es la integración automatización en todo el ciclo de vida de la incorporación. Así es como funciona paso a paso:

1. Automatización de preembarque:algún texto
   • Los nuevos empleados reciben correos electrónicos automatizados con instrucciones y enlaces para completar formularios digitales.
   • Las solicitudes de TI se activan automáticamente para configurar cuentas, asignar equipos y conceder acceso al software.
2. Automatización desde el primer día:algún texto
   • Un correo electrónico de bienvenida proporciona a los nuevos empleados una lista de tareas, recursos y programas de orientación.
   • Los módulos de formación y los recursos específicos del puesto se asignan automáticamente en función del puesto.
3. Automatización continua:algún texto
   • Los recordatorios de tareas y las notificaciones de seguimiento se envían para garantizar la finalización oportuna de las actividades, como las presentaciones de los equipos o la capacitación sobre cumplimiento.
   • Las encuestas se envían a intervalos regulares (por ejemplo, 30, 60 o 90 días) para recopilar comentarios y medir el éxito de la incorporación.
4. Integración con los sistemas existentes:algún texto
   • Las herramientas de automatización se sincronizan con el HRMS, las plataformas de TI y el LMS para agilizar el flujo de datos y procesos, garantizando una experiencia perfecta para todos los involucrados.

Las 5 mejores formas de automatizar el proceso de incorporación de empleados

La automatización estratégica de la incorporación elimina los cuellos de botella manuales y, al mismo tiempo, garantiza experiencias consistentes y de calidad para los empleados. A continuación se explica cómo automatización en equipos corporativos transforma los flujos de trabajo y maximiza la productividad de los RRHH.

Optimice las tareas previas a la incorporación

La automatización previa a la incorporación simplifica los pasos que los equipos de recursos humanos suelen realizar antes del primer día de trabajo de un nuevo empleado, lo que garantiza que todo esté preparado para empezar sin problemas. Al identificar, organizar y automatizar estas tareas, puedes ahorrar tiempo, reducir los errores y crear una primera impresión positiva.

Cómo identificar las tareas previas a la incorporación

Enumere las actividades comunes previas a la incorporación: Incluya tareas como recopilar datos personales, configurar cuentas y notificar a las partes interesadas.

Consulte a las partes interesadas: Colabore con los gerentes, el departamento de TI y el departamento de recursos humanos para garantizar que se cubran todos los pasos necesarios.

Audite los procesos actuales: Busque tareas manuales repetitivas que puedan automatizarse, como la entrada de datos y el seguimiento del correo electrónico.

Procesos y herramientas para automatizar la preincorporación

• Formularios digitales y firmas electrónicas: Use herramientas para recopilar electrónicamente información tributaria, contratos y otros documentos requeridos.
• Plantillas de correo electrónico de bienvenida: Automatice los mensajes de bienvenida personalizados con instrucciones para los pasos previos al embarque.
• Plataformas de administración de identidades: Automatice la configuración de cuentas para el correo electrónico, los sistemas de TI y el acceso al software.

Cómo implementar la automatización

• Integrar sistemas: Conecte su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) con herramientas informáticas y de comunicación para lograr flujos de trabajo fluidos.
• Configurar notificaciones: Automatice los recordatorios para los gerentes y las partes interesadas sobre sus responsabilidades de incorporación.
• Probar e iterar: Ejecute casos de prueba para sus flujos de trabajo previos a la incorporación para identificar las brechas y refinar el proceso.

Orquestación del acceso al sistema

La organización del acceso al sistema automatiza la configuración de las cuentas de correo electrónico, las herramientas de software y los permisos de TI, lo que garantiza que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para ser productivos desde el primer día. Esto elimina las demoras, minimiza los errores y simplifica la coordinación entre los equipos de recursos humanos y de TI.

Cómo simplificar la configuración del acceso al sistema

• Crear plantillas de acceso: Defina los requisitos de acceso específicos de cada función para las herramientas y los sistemas de uso común.
• Utilice una plataforma de gestión de identidades: Automatice la creación de cuentas, la configuración de contraseñas y la asignación de permisos para los nuevos empleados.
• Automatice los flujos de trabajo: Desencadene tareas como la asignación de dispositivos, la concesión de licencias de software y la programación de sesiones de formación del sistema.

Pasos para optimizar la automatización del acceso al sistema

• Identifique los cuellos de botella manuales: Identifique dónde se producen retrasos o errores en la configuración de la cuenta y priorice la automatización de esos procesos.
• Vincular la TI con los sistemas de recursos humanos: Integre su HRMS con las plataformas de gestión de identidades y venta de entradas para un aprovisionamiento sin problemas.
• Establecer alertas para los cambios de rol: Automatice las notificaciones para que el departamento de TI ajuste los permisos o desactive las cuentas cuando los roles cambien o los empleados abandonen.

Estructurar el flujo de trabajo de incorporación

La estructuración del flujo de trabajo de incorporación garantiza que cada paso esté organizado, sea coherente y fácil de seguir tanto para los nuevos empleados como para los equipos de RRHH. La automatización puede ayudar a planificar, asignar y realizar un seguimiento de estos pasos, creando un proceso fluido desde la preincorporación hasta la integración.

Pasos para crear un flujo de trabajo estructurado

• Describa las etapas clave de la incorporación: Divida el proceso en fases, como el preembarque, las actividades del primer día, la capacitación y los registros.
• Definir tareas específicas de cada rol: Identifique las actividades exclusivas de cada función, como la capacitación especializada o el acceso a las herramientas.
• Dependencias del mapa: Identifique qué tareas dependen de otras (por ejemplo, la configuración de la TI antes del acceso a la formación) y estructure la secuencia en consecuencia.

Cómo automatizar el flujo de trabajo

• Utilice herramientas de automatización del flujo de trabajo: Cree listas de verificación de tareas y asigne fechas límite automáticamente a RRHH, TI y gerentes.
• Establecer activadores para la finalización de tareas: Automatice el siguiente paso del flujo de trabajo (por ejemplo, enviar módulos de capacitación después de configurar la cuenta).
• Realice un seguimiento del progreso en tiempo real: Utilice paneles para supervisar las actividades de incorporación y hacer un seguimiento de las tareas incompletas.

Automatización de la formación interactiva

La automatización de la formación facilita la asignación, la entrega y el seguimiento de los módulos de aprendizaje, al tiempo que atrae a los nuevos empleados con contenido interactivo. Este enfoque garantiza una calidad de formación constante, ahorra tiempo y mejora la retención de conocimientos.

Pasos para automatizar la formación

• Cree planes de capacitación para funciones específicas: Defina los cursos y materiales requeridos en función del puesto del empleado.
• Utilice un sistema de gestión del aprendizaje (LMS): Automatice las tareas de capacitación, realice un seguimiento del progreso y otorgue certificaciones al finalizar.
• Integre contenido multimedia: Incluya vídeos, cuestionarios y módulos interactivos para mejorar la participación.

Mejores prácticas para la automatización de la formación interactiva

• Establecer plazos de finalización: Automatice los recordatorios para mantener a los empleados al día con su programa de formación.
• Gamifica la experiencia: Utilice insignias, puntos o tablas de clasificación para motivar y recompensar a los empleados durante la formación.
• Proporcione comentarios instantáneos: Automatice la puntuación y los comentarios de los cuestionarios para ayudar a los nuevos empleados a identificar las áreas de mejora en tiempo real.

Integración de análisis y seguimiento del rendimiento

La integración del seguimiento y el análisis del rendimiento en el proceso de incorporación ayuda a supervisar el progreso de los nuevos empleados, identificar los desafíos y mejorar continuamente la experiencia. La automatización permite obtener información en tiempo real, lo que facilita garantizar un proceso de incorporación exitoso.

Cómo hacer un seguimiento del rendimiento de la incorporación

• Establecer métricas clave: Realice un seguimiento de las tasas de finalización de las tareas, la formación y los formularios de comentarios para medir el éxito de la incorporación.
• Utilice paneles para obtener visibilidad en tiempo real: Proporcione a los gerentes y a los recursos humanos paneles centralizados para monitorear el progreso de las tareas y la finalización de la capacitación.
• Automatice las notificaciones de progreso: Notifique a las partes interesadas si las tareas o los módulos de capacitación están atrasados, garantizando un seguimiento oportuno.

Mejores prácticas para la integración de la analítica

• Analice las tendencias de incorporación: Identifique patrones en los datos de rendimiento para refinar los flujos de trabajo y los módulos de capacitación.
• Incorporar comentarios: Utilice encuestas automatizadas para recopilar información sobre los nuevos empleados y ajustar los procesos en consecuencia.
• Supervise las métricas de retención: Vincula los análisis de incorporación a las tasas de retención de empleados para evaluar la eficacia a largo plazo.

Incorporación manual versus incorporación automatizada

Traducción de vídeos de formación para la incorporación de empleados

A medida que las organizaciones se expanden a nivel mundial, la creación de contenido de incorporación multilingüe eficaz se ha vuelto más importante que nunca.

Si bien los enfoques tradicionales se basaban en traducciones manuales que consumían mucho tiempo y que a menudo generaban mensajes incoherentes, la traducción de vídeos basada en inteligencia artificial ha transformado este proceso.

Las plataformas modernas de creación de vídeo ahora ofrecen soluciones integradas capacidades de traducción, lo que permite a las organizaciones crear un vídeo maestro y traducirlo automáticamente a varios idiomas preservando sincronización de labios y matices culturales.

¿Cómo introducir la automatización de la IA en su organización?

Transforma tu experiencia de incorporación con La suite integral de automatización de IA de AKOOL. Nuestra plataforma integra herramientas esenciales como los avatares de inteligencia artificial para impartir formación personalizada, la tecnología Face Swap para contenido de vídeo personalizado y los chatbots de inteligencia artificial para brindar asistencia a los nuevos empleados las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Estas soluciones funcionan juntas a la perfección para reducir los costos de incorporación en un 60% y, al mismo tiempo, mantener el toque humano durante todo el recorrido del empleado. Explore hoy mismo las herramientas de automatización de AKOOL para modernizar su proceso de incorporación y escalar sus operaciones de recursos humanos de manera eficiente.

‍