Как автоматизировать процесс адаптации сотрудников: советы по найму без стресса

Неэффективная адаптация обходится организациям в 4125 долларов США за каждого сотрудника и занимает 54 часа в месяц. Автоматизация упрощает процесс, заменяя бумажный документооборот и повторяющиеся задачи эффективными рабочими процессами и последовательным взаимодействием.

В этом руководстве показано, как сократить эти показатели на 60% с помощью процесса стратегической автоматизации. Вы узнаете советы, как автоматизировать все: от документооборота до систем межведомственной координации, не теряя при этом индивидуального подхода.

Что такое автоматизация адаптации?

Автоматизация адаптации персонала упрощает весь новый процесс интеграции сотрудников с помощью цифровых рабочих процессов и интеллектуальных систем. Вместо того чтобы вручную отправлять приветственные письма, настраивать учетные записи и отслеживать заполнение документов, автоматизированные системы автоматически справляются с этими задачами.

Например, когда отдел кадров отмечает нового разработчика как «нанятого» в своей системе, он автоматически создает электронное письмо, приглашает в Slack и отправляет учебные материалы для конкретных ролей, что позволяет сэкономить время ручной работы.

Каковы недостатки ручной адаптации?

Традиционный процесс адаптации персонала вручную полон недостатков, которые напрямую влияют на прибыль и производительность команды. Понимание этих проблем крайне важно для определения того, где автоматизация может принести наибольшую пользу, особенно в областях, влияющих на эксплуатационные расходы и удовлетворенность сотрудников.

Высокие эксплуатационные расходы: При наборе персонала вручную для выполнения повторяющихся задач требуются часы работы сотрудников отдела кадров, что обходится организациям в среднем в 4125 долл. США на каждого нового сотрудника. Автоматизация может снизить эти затраты до 60%.

Управление процессами, требующими больших затрат времени: Кадровые отделы тратят примерно 54 часа в месяц на оформление документов и последующие действия, и это время лучше было бы потратить на стратегические инициативы и личное общение с новыми сотрудниками.

Противоречивый опыт сотрудников: Ручные процессы приводят к тому, что процесс адаптации сотрудников в разных отделах различается, что создает путаницу и снижает удовлетворенность новых сотрудников до 30% по сравнению со стандартными автоматизированными подходами.

Предоставление отложенного доступа: Ручная настройка инструментов и систем обычно занимает 3-5 рабочих дней, что напрямую влияет на производительность новых сотрудников и создает ненужные ИТ-узкие места.

Ограниченная масштабируемость: Ручная адаптация становится все более сложной задачей по мере роста организаций. Организовать адаптацию большого количества новых сотрудников может быть непросто. Видеоролики по адаптации сотрудников в сочетании с инструментами автоматизации упрощают масштабирование процесса для больших команд.

Склонен к ошибкам: Человеческие ошибки в формах, расписаниях или заданиях могут привести к задержкам. Автоматизация уменьшает количество ошибок, обеспечивая точное выполнение задач в реальном времени.

Как автоматизация решает проблемы адаптации?

Автоматизация превращает традиционные проблемы адаптации в оптимизированные рабочие процессы, повышающие эффективность и соответствие нормативным требованиям при одновременном снижении затрат. Вот как автоматизированные решения решают ключевые проблемы:

Упрощенное управление документацией

Современные платформы автоматизации устраняют бумажный хаос, внедряя интеллектуальные документооборот. Система автоматически отправляет, отслеживает и сохраняет все необходимые формы — от налоговых документов до налоговых деклараций. При добавлении нового сотрудника в систему происходит последовательная публикация документов с автоматическими напоминаниями. Показатель своевременного заполнения документов составляет 99,5% по сравнению с 76% при ручном отслеживании.

Предоставление мгновенного доступа к системе

Вместо того чтобы ждать несколько дней, пока ИТ-специалисты вручную создадут учетные записи, автоматическое выделение ресурсов обеспечивает весь необходимый доступ к системе за считанные минуты. Один триггер автоматически генерирует учетные записи электронной почты, лицензии на программное обеспечение и доступ к инструментам для конкретных ролей. Корпоративные компании сообщают о сокращении времени настройки системы с 3-5 дней до менее 2 часов за счет автоматического выделения ресурсов.

Персонализированное масштабное обучение

Автоматизация трансформирует проведение обучения за счет персонализации на основе искусственного интеллекта и многократного использования видеоконтента. Система автоматически назначает модули для конкретных ролей и адаптирует контент в зависимости от темпов обучения. Компании сообщают об улучшении удержания знаний на 68% благодаря автоматическое видеообучение при уменьшении расходы на обучение сотрудников на 1200 долл. США за каждого сотрудника за счет повторного использования контента в разных отделах.

Последовательное проведение обучения

Автоматизация гарантирует, что каждый новый сотрудник получит стандартизированные учебные материалы для конкретных ролей в нужное время. Система отслеживает прохождение курса обучения, при необходимости отправляет напоминания и адаптирует учебный курс в зависимости от роли и прогресса. Организации, использующие автоматизированное обучение, сообщают о сокращении на 42% времени выхода новых сотрудников на продуктивную работу.

Межведомственная координация

Автоматизированные рабочие процессы устраняют пробелы в коммуникации между руководителями отделов кадров, информационных технологий и отделов. Когда отдел кадров инициирует адаптацию, система автоматически уведомляет соответствующие заинтересованные стороны, назначает задачи и отслеживает их выполнение. Это сокращает время межведомственной координации на 75% и исключает повторные передачи дел.

Оптимизация затрат и ресурсов

По автоматизация повторяющихся задач по адаптации сотрудников, организации обычно сокращают время, затрачиваемое на управление персоналом, на 60%, а затраты на адаптацию персонала — на 2475 долл. США за каждого сотрудника. Ресурсы, ранее предназначенные для ручной обработки, могут быть сосредоточены на таких важных мероприятиях, как развитие культуры и персональное наставничество.

Как работает автоматизация адаптации сотрудников?

Автоматизация адаптации сотрудников упрощает процесс, заменяя ручные задачи эффективными технологическими рабочими процессами. Это обеспечивает бесперебойную работу отделов кадров и новых сотрудников, устраняя ключевые проблемы и интегрируя все аспекты адаптации в единую систему. Вот как работает этот процесс и как определить факторы, препятствующие его замедлению:

1. Выявление блокировщиков в текущем процессе

Чтобы эффективно внедрить автоматизацию, начните с определения причин, замедляющих текущий процесс адаптации:

• Ручное оформление документов: Такие трудоемкие задачи, как печать, подписание и сканирование форм, могут задержать процесс.
• Неэффективная коммуникация: Пропущенные электронные письма или нечеткие инструкции могут привести к тому, что новые сотрудники не будут знать, что делать дальше.
• Несогласованное управление задачами: Разрозненные рабочие процессы между менеджерами отдела кадров, ИТ и командами могут создать узкие места.
• Отсутствие видимости: Отделы кадров могут испытывать трудности с отслеживанием хода выполнения задач, что приводит к срыву сроков или неполному выполнению шагов.

2. Основные компоненты автоматизации адаптации

Как только блокировщики будут идентифицированы, следующим шагом будет изучение компонентов, обеспечивающих работу автоматизации:

• Цифровые формы и подписи: Замените бумажные документы электронными формами, которые можно подписать и отправить онлайн.
• Автоматизированные рабочие процессы: Настройте пошаговые процессы, такие как назначение учебных модулей, отправка приветственных писем и планирование ориентации.
• Назначение задачи: Автоматически назначайте задачи соответствующим отделам, например ИТ-отделам по настройке учетных записей или менеджерам по знакомству с командами.
• Доступ к ресурсам: Предоставьте новым сотрудникам немедленный доступ к инструментам, системам и документам, сократив задержки.
• Отслеживание прогресса: Используйте информационные панели для мониторинга процесса адаптации, обеспечивая своевременное выполнение всех задач.
• Сбор отзывов: Автоматизируйте опросы, чтобы собрать информацию об их опыте от новых сотрудников.

3. Автоматизированная адресация блокировщиков

Определив блокировщики и описав основные компоненты, следующим шагом станет внедрение автоматизации для решения этих проблем. Вот как автоматизация эффективно решает каждую проблему:

• Упрощение документооборота: Автоматизированные системы отправляют цифровые формы с возможностью электронной подписи, что устраняет задержки, вызванные ручной обработкой.
• Улучшение коммуникации: Предварительно настроенные шаблоны автоматически отправляют напоминания, приветственные сообщения и обновления задач, обеспечивая своевременную и четкую связь.
• Координация задач: Автоматизация объединяет рабочие процессы управления персоналом, ИТ и отделов. Она позволяет выполнять такие задачи, как создание счетов, обучение и составление графиков, без ручного вмешательства.
• Улучшение видимости: Панели отслеживания в реальном времени позволяют отделам кадров отслеживать процесс адаптации, обеспечивая своевременное выполнение задач и быстрое устранение узких мест.

4. Внедрение автоматизации в процесс адаптации

После устранения блокировщиков последний шаг — интеграция автоматизация всего жизненного цикла адаптации. Вот как это работает шаг за шагом:

1. Автоматизация предварительной посадки:некоторый текст
   • Новые сотрудники получают автоматические электронные письма с инструкциями и ссылками на заполненные цифровые формы.
   • ИТ-запросы запускаются автоматически для настройки учетных записей, назначения оборудования и предоставления доступа к программному обеспечению.
2. Автоматизация первого дня:некоторый текст
   • Приветственное письмо предоставляет новым сотрудникам контрольный список задач, ресурсов и графиков ориентации.
   • Учебные модули и ресурсы для конкретных ролей назначаются автоматически в зависимости от должности.
3. Непрерывная автоматизация:некоторый текст
   • Напоминания о задачах и последующие уведомления отправляются для обеспечения своевременного выполнения мероприятий, таких как знакомство с командой или обучение соблюдению нормативных требований.
   • Опросы рассылаются через регулярные промежутки времени (например, 30, 60 или 90 дней) для сбора отзывов и оценки успешности адаптации.
4. Интеграция с существующими системами:некоторый текст
   • Инструменты автоматизации синхронизируются с HRMS, ИТ-платформами и LMS для оптимизации потока данных и процессов, обеспечивая бесперебойную работу всех участников.

5 лучших способов автоматизации процесса адаптации сотрудников

Стратегическая автоматизация адаптации персонала устраняет проблемы, связанные с ручным управлением, обеспечивая при этом стабильное и качественное обслуживание сотрудников. Вот как автоматизация в корпоративных командах трансформирует рабочие процессы и максимизирует производительность персонала.

Упростите задачи перед регистрацией

Автоматизация процесса, предшествующего приему на работу, упрощает работу отделов кадров до первого дня прихода нового сотрудника на работу, гарантируя, что все готово к беспрепятственному старту. Определяя, систематизируя и автоматизируя эти задачи, вы можете сэкономить время, уменьшить количество ошибок и создать положительное первое впечатление.

Как определить задачи перед адаптацией

Перечислите распространенные мероприятия перед регистрацией: Включите такие задачи, как сбор личных данных, создание учетных записей и уведомление заинтересованных сторон.

Консультация с заинтересованными сторонами: Сотрудничайте с руководителями, ИТ-отделом и персоналом, чтобы обеспечить выполнение всех необходимых шагов.

Аудит текущих процессов: Ищите повторяющиеся ручные задачи, которые можно автоматизировать, например ввод данных и последующие действия по электронной почте.

Процессы и инструменты для автоматизации предварительной адаптации

• Цифровые формы и электронные подписи: Используйте инструменты для сбора налоговой информации, контрактов и других необходимых документов в электронном виде.
• Шаблоны приветственных писем: Автоматизируйте персонализированные приветственные сообщения с инструкциями по предварительной регистрации.
• Платформы управления идентификацией: Автоматизируйте настройку учетных записей для электронной почты, ИТ-систем и доступа к программному обеспечению.

Как внедрить автоматизацию

• Интегрируйте системы: Подключите свою систему управления персоналом (HRMS) к ИТ-инструментам и коммуникационным инструментам для обеспечения бесперебойных рабочих процессов.
• Настроить уведомления: Автоматизируйте напоминания руководителям и заинтересованным сторонам об их обязанностях по адаптации.
• Тестируйте и повторяйте: Используйте тестовые примеры для рабочих процессов, предшествующих адаптации, чтобы выявить пробелы и усовершенствовать процесс.

Оркестрация доступа к системе

Оркестрация доступа к системе автоматизирует настройку учетных записей электронной почты, программных инструментов и ИТ-разрешений, обеспечивая новым сотрудникам все необходимое для продуктивной работы с первого дня. Это устраняет задержки, сводит к минимуму количество ошибок и упрощает координацию между отделами кадров и ИТ.

Как упростить настройку доступа к системе

• Создание шаблонов доступа: Определите требования к доступу к часто используемым инструментам и системам для конкретных ролей.
• Используйте платформу управления идентификацией: Автоматизируйте создание учетных записей, настройку паролей и распределение разрешений для новых сотрудников.
• Автоматизация рабочих процессов в сфере ИТ: Запускайте такие задачи, как назначение устройств, выдача лицензий на программное обеспечение и планирование системных учебных занятий.

Шаги по оптимизации автоматизации доступа к системе

• Определите узкие места, возникающие вручную: Определите, где возникают задержки или ошибки при настройке учетной записи, и приоритизируйте автоматизацию этих процессов.
• Свяжите ИТ с системами управления персоналом: Интегрируйте свою систему управления персоналом с платформами управления идентификацией и продажи билетов для беспрепятственного выделения ресурсов.
• Настройте оповещения об изменении ролей: Автоматизируйте уведомления для ИТ-специалистов об изменении разрешений или деактивации учетных записей при смене ролей или уходе сотрудников.

Структурируйте рабочий процесс адаптации

Структурирование процесса адаптации гарантирует, что каждый шаг будет организован, последователен и понятен как для новых сотрудников, так и для отделов кадров. Автоматизация позволяет планировать, назначать и отслеживать эти этапы, обеспечивая беспрепятственный процесс от предварительной подготовки к вступлению в должность до интеграции.

Этапы построения структурированного рабочего процесса

• Опишите ключевые этапы адаптации: Разделите процесс на этапы, такие как предварительная посадка на борт, занятия в первый день, обучение и регистрация.
• Определение задач, специфичных для ролей: Определите виды деятельности, уникальные для каждой роли, например специализированное обучение или доступ к инструментам.
• Зависимости карт: Определите, какие задачи зависят от других (например, настройка ИТ-инфраструктуры до доступа к обучению), и соответствующим образом структурируйте последовательность.

Как автоматизировать рабочий процесс

• Используйте инструменты автоматизации рабочего процесса: Создавайте контрольные списки задач и автоматически назначайте сроки сотрудникам отдела кадров, ИТ и менеджерам.
• Настройка триггеров для завершения задачи: Автоматизируйте следующий шаг рабочего процесса (например, отправку учебных модулей после настройки учетной записи).
• Отслеживайте прогресс в реальном времени: Используйте информационные панели для мониторинга действий по адаптации и отслеживания незавершенных задач.

Интерактивная автоматизация обучения

Автоматизация обучения позволяет легко назначать, внедрять и отслеживать учебные модули, а также привлекать новых сотрудников интерактивным контентом. Такой подход обеспечивает стабильное качество обучения, экономит время и способствует удержанию знаний.

Шаги по автоматизации обучения

• Создавайте учебные планы для конкретных ролей: Определите необходимые курсы и материалы в зависимости от должности сотрудника.
• Используйте систему управления обучением (LMS): Автоматизируйте учебные задания, отслеживайте прогресс и выдавайте сертификаты по завершении обучения.
• Интегрируйте мультимедийный контент: Включите видео, викторины и интерактивные модули для повышения вовлеченности.

Лучшие практики автоматизации интерактивного обучения

• Установите сроки выполнения: Автоматизируйте напоминания, чтобы сотрудники могли следить за графиком обучения.
• Геймифицируйте игровой опыт: Используйте значки, баллы или таблицы лидеров для мотивации и поощрения сотрудников во время обучения.
• Предоставьте мгновенную обратную связь: Автоматизируйте оценку тестов и обратную связь, чтобы помочь новым сотрудникам выявлять области улучшения в режиме реального времени.

Интеграция отслеживания производительности и аналитики

Интеграция отслеживания эффективности и аналитики в процесс адаптации помогает отслеживать прогресс новых сотрудников, выявлять проблемы и постоянно улучшать качество обслуживания. Автоматизация позволяет получать аналитические данные в режиме реального времени, что упрощает успешную адаптацию.

Как отслеживать эффективность адаптации

• Задайте ключевые метрики: Отслеживайте показатели выполнения заданий, тренингов и форм обратной связи для оценки успешности адаптации.
• Используйте панели управления для визуализации в реальном времени: Предоставьте отделу кадров и руководителям централизованные информационные панели для отслеживания хода выполнения задач и завершения обучения.
• Автоматизация уведомлений о ходе выполнения: Уведомлять заинтересованные стороны о просроченных задачах или учебных модулях, обеспечивая своевременное принятие последующих мер.

Лучшие практики интеграции аналитики

• Анализируйте тенденции адаптации: Определите закономерности в данных об эффективности для уточнения рабочих процессов и учебных модулей.
• Включите обратную связь: Используйте автоматизированные опросы для сбора информации о новых сотрудниках и соответствующей корректировки процессов.
• Отслеживайте показатели удержания: Свяжите аналитику адаптации с показателями удержания сотрудников для оценки долгосрочной эффективности.

Ручная адаптация и автоматическая адаптация

Перевод обучающих видеороликов для адаптации сотрудников

По мере расширения организаций по всему миру создание эффективного многоязычного информационного контента для адаптации стало как никогда важным.

В то время как традиционные подходы основывались на трудоемком ручном переводе, который часто приводил к противоречивым сообщениям, перевод видео с использованием искусственного интеллекта изменил этот процесс.

Современные платформы для создания видео теперь предлагают интегрированные возможности перевода, что позволяет организациям создавать одно мастер-видео и автоматически переводить его на несколько языков сохраняя при этом синхронизация губ и культурные нюансы.

Как внедрить автоматизацию искусственного интеллекта в свою организацию?

Измените свой опыт адаптации с помощью Комплексный пакет автоматизации искусственного интеллекта от AKOOL. Наша платформа объединяет такие важные инструменты, как аватары искусственного интеллекта для персонализированного обучения, технологию Face Swap для персонализированного видеоконтента и чат-боты с искусственным интеллектом для круглосуточной поддержки новых сотрудников.

Совместная работа этих решений позволяет сократить затраты на адаптацию персонала на 60%, сохраняя при этом человеческий контакт на протяжении всего пути сотрудников. Ознакомьтесь с инструментами автоматизации AKOOL уже сегодня, чтобы модернизировать процесс адаптации и эффективно масштабировать кадровые операции.

‍