So automatisieren Sie den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter: Tipps für eine stressfreie Einstellung

Ineffizientes Onboarding kostet Unternehmen 4.125 USD pro Einstellung und nimmt 54 Stunden pro Monat in Anspruch. Die Automatisierung vereinfacht den Prozess und ersetzt den Papierkram und die sich wiederholenden Aufgaben durch effiziente Arbeitsabläufe und konsistente Kommunikation.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie diese Zahlen durch einen strategischen Automatisierungsprozess um 60% senken können. Sie erhalten Tipps, wie Sie alles automatisieren können, von Dokumentationsabläufen bis hin zu abteilungsübergreifenden Koordinationssystemen, ohne dabei den persönlichen Touch zu verlieren.

Was ist Onboarding-Automatisierung?

Die Onboarding-Automatisierung optimiert den gesamten Integrationsprozess neuer Mitarbeiter durch digitale Workflows und intelligente Systeme. Anstatt manuell Willkommens-E-Mails zu versenden, Konten einzurichten und die Erledigung der Unterlagen nachzuverfolgen, erledigen automatisierte Systeme diese Aufgaben automatisch.

Wenn die Personalabteilung beispielsweise einen neuen Entwickler in seinem System als „eingestellt“ markiert, werden automatisch dessen E-Mail-Erstellung, Slack-Einladung und rollenspezifisches Schulungsmaterial ausgelöst, das Ihnen stundenlange manuelle Arbeit erspart.

Was sind die Nachteile des manuellen Onboardens?

Der traditionelle manuelle Onboarding-Prozess ist voller Ineffizienzen, die sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis und die Produktivität Ihres Teams auswirken. Das Verständnis dieser Schwachstellen ist entscheidend, um herauszufinden, wo die Automatisierung den größten Nutzen bringen kann, insbesondere in Bereichen, die sich auf die Betriebskosten und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Hohe Betriebskosten: Manuelles Onboarding erfordert Stunden engagierter Personalabteilung für sich wiederholende Aufgaben, was Unternehmen durchschnittlich 4.125 USD pro Neueinstellungen kostet. Durch Automatisierung können diese Kosten um bis zu 60% gesenkt werden.

Zeitintensives Prozessmanagement: HR-Teams verbringen etwa 54 Stunden pro Monat mit Papierkram und Folgemaßnahmen. Diese Zeit könnte besser für strategische Initiativen und die persönliche Interaktion mit neuen Mitarbeitern verwendet werden.

Inkonsistentes Mitarbeitererlebnis: Manuelle Prozesse führen zu unterschiedlichen Onboarding-Erfahrungen in den einzelnen Abteilungen, was zu Verwirrung führt und die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter im Vergleich zu standardisierten automatisierten Ansätzen um bis zu 30% senkt.

Bereitstellung verzögerter Zugriffe: Die manuelle Einrichtung von Tools und Systemen dauert in der Regel 3—5 Arbeitstage, was sich direkt auf die Produktivität neuer Mitarbeiter auswirkt und zu unnötigen IT-Engpässen führt.

Eingeschränkte Skalierbarkeit: Das manuelle Onboarding wird mit dem Wachstum von Unternehmen immer schwieriger. Für viele neue Mitarbeiter kann es schwierig sein, das Onboarding zu verwalten. Videos zum Onboarding von Mitarbeitern In Kombination mit Automatisierungstools ist es einfach, den Prozess für größere Teams zu skalieren.

Anfällig für Fehler: Menschliche Fehler in Formularen, Zeitplänen oder Aufgabenzuweisungen können zu Verzögerungen führen. Die Automatisierung reduziert Fehler, indem sie eine genaue Aufgabenausführung in Echtzeit ermöglicht.

Wie behebt die Automatisierung die Onboarding-Herausforderungen?

Durch die Automatisierung werden traditionelle Onboarding-Probleme in optimierte Arbeitsabläufe umgewandelt, die die Effizienz und Compliance verbessern und gleichzeitig die Kosten senken. So lösen automatisierte Lösungen die wichtigsten Herausforderungen:

Optimiertes Dokumentationsmanagement

Moderne Automatisierungsplattformen beseitigen das Papierkram-Chaos, indem sie intelligente Dokumenten-Workflows implementieren. Das System versendet, verfolgt und speichert automatisch alle erforderlichen Formulare — von Steuerdokumenten bis hin zu Versicherungsbestätigungen. Wenn ein neuer Mitarbeiter in das System aufgenommen wird, löst es eine sequentielle Freigabe von Dokumenten mit automatischen Erinnerungen aus und erreicht eine Pünktlichkeitsrate von 99,5% gegenüber 76% bei manueller Nachverfolgung.

Sofortige Bereitstellung des Systemzugriffs

Anstatt tagelang darauf zu warten, dass die IT-Abteilung Konten manuell einrichtet, ermöglicht die automatische Bereitstellung innerhalb weniger Minuten den gesamten erforderlichen Systemzugriff. Ein Auslöser generiert automatisch E-Mail-Konten, Softwarelizenzen und rollenspezifischen Toolzugriff. Unternehmen berichten, dass sie mithilfe der automatisierten Bereitstellung die Zeit für die Systemeinrichtung von 3 bis 5 Tagen auf unter 2 Stunden reduzieren konnten.

Personalisiertes Training in großem Maßstab

Die Automatisierung transformiert die Durchführung von Schulungen durch KI-gestützte Personalisierung und wiederverwendbare Videoinhalte. Das System weist automatisch rollenspezifische Module zu und passt den Inhalt an das Lerntempo an. Unternehmen berichten von einer 68% besseren Wissensspeicherung mit automatisiertes Videotraining beim Reduzieren Kosten für Mitarbeiterschulungen um 1.200 USD pro Einstellung durch die Wiederverwendbarkeit von Inhalten in allen Abteilungen.

Konsistente Durchführung von Schulungen

Die Automatisierung stellt sicher, dass jeder neue Mitarbeiter zur richtigen Zeit standardisierte, rollenspezifische Schulungsmaterialien erhält. Das System verfolgt den Abschluss, sendet bei Bedarf Erinnerungen und passt den Schulungspfad je nach Rolle und Fortschritt an. Unternehmen, die automatisierte Schulungen einsetzen, berichten von einer um 42% schnelleren Produktivitätssteigerung bei Neueinstellungen.

Abteilungsübergreifende Koordination

Automatisierte Workflows beseitigen Kommunikationslücken zwischen Personal-, IT- und Abteilungsleitern. Wenn die Personalabteilung das Onboarding einleitet, benachrichtigt das System automatisch die relevanten Stakeholder, weist Aufgaben zu und verfolgt den Abschluss. Dadurch wird die abteilungsübergreifende Koordinationszeit um 75% reduziert und überlassene Übergaben werden vermieden.

Kosten- und Ressourcenoptimierung

von Automatisierung sich wiederholender Onboarding-Aufgaben für Mitarbeiter, reduzieren Unternehmen in der Regel den Personalverwaltungsaufwand um 60% und senken gleichzeitig die Onboarding-Kosten um 2.475 USD pro Mitarbeiter. Ressourcen, die zuvor der manuellen Bearbeitung gewidmet waren, können sich auf hochwertige Aktivitäten wie Kulturbildung und persönliche Betreuung konzentrieren.

Wie funktioniert die Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardens?

Automatisierung des Onboardens von Mitarbeitern rationalisiert den Prozess, indem manuelle Aufgaben durch effiziente, technologiegestützte Arbeitsabläufe ersetzt werden. Es gewährleistet ein reibungsloses Erlebnis für HR-Teams und neue Mitarbeiter, indem wichtige Engpässe behoben und alle Aspekte des Onboardings in ein einheitliches System integriert werden. So funktioniert der Prozess und wie Sie die Blocker identifizieren, die ihn verlangsamen:

1. Identifizierung von Blockern im aktuellen Prozess

Um die Automatisierung effektiv zu implementieren, sollten Sie zunächst herausfinden, was Ihren aktuellen Onboarding-Workflow verlangsamt:

• Manueller Papierkram: Zeitintensive Aufgaben wie das Drucken, Unterschreiben und Scannen von Formularen können den Vorgang verzögern.
• Ineffiziente Kommunikation: Verpasste E-Mails oder unklare Anweisungen können dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter nicht sicher sind, wie sie weiter vorgehen sollen.
• Unkoordiniertes Aufgabenmanagement: Unzusammenhängende Arbeitsabläufe zwischen Personal-, IT- und Teammanagern können zu Engpässen führen.
• Mangelnde Sichtbarkeit: HR-Teams können Schwierigkeiten haben, den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen, was zu verpassten Fristen oder unvollständigen Schritten führt.

2. Kernkomponenten der Onboarding-Automatisierung

Sobald die Blocker identifiziert sind, besteht der nächste Schritt darin, die Komponenten zu verstehen, die die Automatisierung zum Laufen bringen:

• Digitale Formulare und Signaturen: Ersetzen Sie physische Unterlagen durch elektronische Formulare, die online unterschrieben und eingereicht werden können.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Richten Sie schrittweise Prozesse ein, z. B. das Zuweisen von Schulungsmodulen, das Senden von Willkommens-E-Mails und die Planung von Orientierungen.
• Aufgabenzuweisung: Weisen Sie Aufgaben automatisch den entsprechenden Abteilungen zu, z. B. der IT-Abteilung für die Einrichtung von Konten oder Managern für Teamvorstellungen.
• Zugriff auf Ressourcen: Gewähren Sie neuen Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf Tools, Systeme und Dokumente und reduzieren Sie so Verzögerungen.
• Fortschrittsverfolgung: Verwenden Sie Dashboards, um den Onboarding-Prozess zu überwachen und sicherzustellen, dass jede Aufgabe pünktlich abgeschlossen wird.
• Erfassung von Feedback: Automatisieren Sie Umfragen, um Feedback von neuen Mitarbeitern zu ihren Erfahrungen einzuholen.

3. Blockern mit Automatisierung begegnen

Nachdem die Blocker identifiziert und die Kernkomponenten beschrieben wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Automatisierung zu implementieren, um diese Herausforderungen zu lösen. So geht die Automatisierung jedes Problem effektiv an:

• Rationalisierung des Papierkrams: Automatisierte Systeme versenden digitale Formulare mit E-Signaturfunktionen, wodurch Verzögerungen aufgrund manueller Bearbeitung vermieden werden.
• Verbesserung der Kommunikation: Vorkonfigurierte Vorlagen senden automatisch Erinnerungen, Willkommensnachrichten und Aufgabenaktualisierungen und sorgen so für eine zeitnahe und klare Kommunikation.
• Aufgaben koordinieren: Die Automatisierung integriert Personal-, IT- und Abteilungsabläufe. Sie stellt sicher, dass Aufgaben wie die Einrichtung von Konten, die Zuweisung von Schulungen und die Planung von Orientierungen ohne manuelles Eingreifen erledigt werden.
• Verbesserung der Sichtbarkeit: Tracking-Dashboards in Echtzeit ermöglichen es HR-Teams, den Onboarding-Fortschritt zu überwachen und so sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden und Engpässe schnell behoben werden.

4. Implementierung der Automatisierung in den Onboarding-Prozess

Nach der Behebung der Blocker ist der letzte Schritt die Integration Automatisierung im gesamten Onboarding-Lebenszyklus. So funktioniert es Schritt für Schritt:

1. Automatisierung beim Preboarding:etwas Text
   • Neue Mitarbeiter erhalten automatische E-Mails mit Anweisungen und Links zum Ausfüllen digitaler Formulare.
   • IT-Anfragen werden automatisch ausgelöst, um Konten einzurichten, Geräte zuzuweisen und Softwarezugriff zu gewähren.
2. Automatisierung vom ersten Tag:etwas Text
   • Eine Willkommens-E-Mail bietet neuen Mitarbeitern eine Checkliste mit Aufgaben, Ressourcen und Orientierungsplänen.
   • Trainingsmodule und rollenspezifische Ressourcen werden automatisch basierend auf der Position zugewiesen.
3. Fortlaufende Automatisierung:etwas Text
   • Aufgabenerinnerungen und Folgebenachrichtigungen werden gesendet, um sicherzustellen, dass Aktivitäten wie Teameinführungen oder Compliance-Schulungen rechtzeitig abgeschlossen werden.
   • Umfragen werden in regelmäßigen Abständen (z. B. 30, 60 oder 90 Tage) gesendet, um Feedback zu sammeln und den Erfolg des Onboardens zu messen.
4. Integration mit bestehenden Systemen:etwas Text
   • Automatisierungstools werden mit HRMS, IT-Plattformen und LMS synchronisiert, um den Daten- und Prozessfluss zu optimieren und ein nahtloses Erlebnis für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Die 5 wichtigsten Möglichkeiten zur Automatisierung des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter

Durch strategische Onboarding-Automatisierung werden manuelle Engpässe vermieden und gleichzeitig eine konsistente, qualitativ hochwertige Mitarbeitererfahrung gewährleistet. Gehen Sie wie folgt vor Automatisierung in Unternehmensteams transformiert Arbeitsabläufe und maximiert die Produktivität der Personalabteilung.

Optimieren Sie die Aufgaben vor dem Onboarding

Die Automatisierung vor dem Onboarding vereinfacht die Schritte, die HR-Teams normalerweise vor dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters durchführen, und stellt sicher, dass alles für einen reibungslosen Start vorbereitet ist. Indem Sie diese Aufgaben identifizieren, organisieren und automatisieren, können Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und einen positiven ersten Eindruck hinterlassen.

So identifizieren Sie Aufgaben vor dem Onboarding

Allgemeine Aktivitäten vor dem Onboarding auflisten: Schließen Sie Aufgaben wie das Sammeln persönlicher Daten, das Einrichten von Konten und das Informieren von Stakeholdern ein.

Konsultieren Sie Interessenvertreter: Arbeiten Sie mit Managern, IT und Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte abgedeckt werden.

Aktuelle Prozesse prüfen: Achten Sie auf sich wiederholende manuelle Aufgaben, die automatisiert werden können, z. B. Dateneingabe und E-Mail-Nachverfolgung.

Prozesse und Tools zur Automatisierung des Pre-Onboardens

• Digitale Formulare und E-Signaturen: Verwenden Sie Tools, um Steuerinformationen, Verträge und andere erforderliche Dokumente elektronisch zu erfassen.
• Vorlagen für Willkommens-E-Mails: Automatisieren Sie personalisierte Willkommensnachrichten mit Anweisungen für die Preboarding-Schritte.
• Plattformen für Identitätsmanagement: Automatisieren Sie die Kontoeinrichtung für E-Mail, IT-Systeme und Softwarezugriff.

So implementieren Sie Automatisierung

• Systeme integrieren: Verbinden Sie Ihr Personalmanagementsystem (HRMS) mit IT- und Kommunikationstools für reibungslose Arbeitsabläufe.
• Benachrichtigungen einrichten: Automatisieren Sie Erinnerungen für Manager und Stakeholder an ihre Onboarding-Aufgaben.
• Testen und Iterieren: Führen Sie Testfälle für Ihre Workflows vor dem Onboarding durch, um Lücken zu identifizieren und den Prozess zu verfeinern.

Orchestrierung des Systemzugriffs

Die Orchestrierung des Systemzugriffs automatisiert die Einrichtung von E-Mail-Konten, Softwaretools und IT-Berechtigungen und stellt so sicher, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an über alles verfügen, was sie benötigen, um produktiv zu sein. Dadurch werden Verzögerungen vermieden, Fehler minimiert und die Koordination zwischen Personal- und IT-Teams vereinfacht.

So vereinfachen Sie die Einrichtung des Systemzugriffs

• Access-Vorlagen erstellen: Definieren Sie rollenspezifische Zugriffsanforderungen für häufig verwendete Tools und Systeme.
• Verwenden Sie eine Identitätsmanagement-Plattform: Automatisieren Sie die Kontoerstellung, die Passworteinrichtung und die Zuweisung von Berechtigungen für neue Mitarbeiter.
• Automatisieren Sie IT-Workflows: Lösen Sie Aufgaben wie das Zuweisen von Geräten, das Erteilen von Softwarelizenzen und das Planen von Systemschulungen aus.

Schritte zur Optimierung der Systemzugriffsautomatisierung

• Identifizieren Sie manuelle Engpässe: Stellen Sie fest, wo Verzögerungen oder Fehler bei der Kontoeinrichtung auftreten, und priorisieren Sie die Automatisierung dieser Prozesse.
• Verknüpfen Sie IT mit HR-Systemen: Integrieren Sie Ihr HRMS in Identitätsmanagement- und Ticketing-Plattformen für eine nahtlose Bereitstellung.
• Benachrichtigungen für Rollenänderungen einrichten: Automatisieren Sie Benachrichtigungen für die IT-Abteilung, um Berechtigungen anzupassen oder Konten zu deaktivieren, wenn sich Rollen ändern oder Mitarbeiter kündigen.

Strukturieren Sie den Onboarding-Workflow

Die Strukturierung des Onboarding-Workflows stellt sicher, dass jeder Schritt organisiert, konsistent und sowohl für neue Mitarbeiter als auch für HR-Teams leicht nachvollziehbar ist. Die Automatisierung kann dabei helfen, diese Schritte zu planen, zuzuweisen und zu verfolgen, sodass ein nahtloser Prozess vom Preboarding bis zur Integration entsteht.

Schritte zum Aufbau eines strukturierten Workflows

• Beschreiben Sie die wichtigsten Onboarding-Phasen: Unterteilen Sie den Prozess in Phasen wie Preboarding, Aktivitäten am ersten Tag, Schulung und Check-ins.
• Definieren Sie rollenspezifische Aufgaben: Identifizieren Sie Aktivitäten, die für jede Rolle einzigartig sind, z. B. spezielle Schulungen oder den Zugriff auf Tools.
• Abhängigkeiten zuordnen: Identifizieren Sie, welche Aufgaben von anderen abhängen (z. B. die IT-Einrichtung vor dem Zugriff auf die Schulung) und strukturieren Sie die Reihenfolge entsprechend.

So automatisieren Sie den Arbeitsablauf

• Verwenden Sie Tools zur Workflow-Automatisierung: Erstellen Sie Aufgaben-Checklisten und weisen Sie der Personalabteilung, der IT und den Managern automatisch Termine zu.
• Trigger für die Erledigung von Aufgaben festlegen: Automatisieren Sie den nächsten Schritt im Workflow (z. B. das Senden von Schulungsmodulen nach der Kontoeinrichtung).
• Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit: Verwenden Sie Dashboards, um Onboarding-Aktivitäten zu überwachen und unvollständige Aufgaben nachzuverfolgen.

Interaktive Trainingsautomatisierung

Durch die Automatisierung von Schulungen ist es einfach, Lernmodule zuzuweisen, bereitzustellen und nachzuverfolgen und gleichzeitig neue Mitarbeiter mit interaktiven Inhalten zu begeistern. Dieser Ansatz gewährleistet eine gleichbleibende Schulungsqualität, spart Zeit und verbessert die Wissensspeicherung.

Schritte zur Automatisierung von Schulungen

• Erstellen Sie rollenspezifische Trainingspläne: Definieren Sie die erforderlichen Kurse und Materialien auf der Grundlage der Position des Mitarbeiters.
• Verwenden Sie ein Learning Management System (LMS): Automatisieren Sie Schulungsaufgaben, verfolgen Sie den Fortschritt und stellen Sie nach Abschluss Zertifizierungen aus.
• Integrieren Sie Multimediainhalte: Fügen Sie Videos, Quizfragen und interaktive Module hinzu, um das Engagement zu steigern.

Bewährte Methoden für die interaktive Trainingsautomatisierung

• Fertigstellungstermine festlegen: Automatisieren Sie Erinnerungen, um die Mitarbeiter über ihren Schulungsplan auf dem Laufenden zu halten.
• Gamifizieren Sie das Erlebnis: Verwenden Sie Abzeichen, Punkte oder Bestenlisten, um Mitarbeiter während der Schulung zu motivieren und zu belohnen.
• Sofortiges Feedback geben: Automatisieren Sie Quiz-Bewertungen und Feedback, um neuen Mitarbeitern zu helfen, Verbesserungsbereiche in Echtzeit zu identifizieren.

Integration von Leistungsverfolgung und Analytik

Die Integration von Leistungsverfolgung und Analysen in den Onboarding-Prozess hilft dabei, den Fortschritt neuer Mitarbeiter zu überwachen, Herausforderungen zu erkennen und das Erlebnis kontinuierlich zu verbessern. Die Automatisierung ermöglicht Einblicke in Echtzeit und erleichtert so die Sicherstellung eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses.

So verfolgen Sie die Onboarding-Leistung

• Legen Sie wichtige Kennzahlen fest: Verfolgen Sie die Abschlussquoten von Aufgaben, Schulungen und Feedback-Formularen, um den Erfolg des Onboardens zu messen.
• Verwenden Sie Dashboards für Sichtbarkeit in Echtzeit: Stellen Sie der Personalabteilung und den Managern zentrale Dashboards zur Verfügung, um den Fortschritt der Aufgaben und den Abschluss von Schulungen zu überwachen.
• Automatisieren Sie Fortschrittsbenachrichtigungen: Informieren Sie die Beteiligten, wenn Aufgaben oder Schulungsmodule überfällig sind, und sorgen Sie so für zeitnahe Folgemaßnahmen.

Bewährte Methoden für die Analytics-Integration

• Analysieren Sie Onboarding-Trends: Identifizieren Sie Muster in Leistungsdaten, um Arbeitsabläufe und Trainingsmodule zu verfeinern.
• Feedback einbeziehen: Verwenden Sie automatisierte Umfragen, um Erkenntnisse über neue Mitarbeiter zu gewinnen und die Prozesse entsprechend anzupassen.
• Überwachen Sie die Aufbewahrungskennzahlen: Verknüpfen Sie Onboarding-Analysen mit den Mitarbeiterbindungsraten, um die langfristige Effektivität zu bewerten.

Manuelles Onboarding vs. automatisiertes Onboarding

Übersetzung von Schulungsvideos für das Onboarding von Mitarbeitern

Da Unternehmen weltweit expandieren, ist die Erstellung effektiver mehrsprachiger Onboarding-Inhalte wichtiger denn je.

Während herkömmliche Ansätze auf zeitaufwändigen manuellen Übersetzungen beruhten, die oft zu inkonsistenten Botschaften führten, hat die KI-gestützte Videoübersetzung diesen Prozess verändert.

Moderne Plattformen zur Videoerstellung bieten jetzt integrierte Übersetzungsfunktionen, sodass Unternehmen ein Mastervideo erstellen und es automatisch übersetzen können in mehrere Sprachen beim Konservieren Lippensynchronisierung und kulturelle Nuancen.

Wie führen Sie KI-Automatisierung in Ihrem Unternehmen ein?

Transformieren Sie Ihr Onboarding-Erlebnis mit Die umfassende KI-Automatisierungssuite von AKOOL. Unsere Plattform integriert wichtige Tools wie KI-Avatare für personalisierte Schulungen, die Face-Swap-Technologie für benutzerdefinierte Videoinhalte und KI-Chatbots für die Unterstützung neuer Mitarbeiter rund um die Uhr.

Diese Lösungen arbeiten nahtlos zusammen, um die Onboarding-Kosten um 60% zu senken und gleichzeitig den menschlichen Touch während der gesamten Mitarbeiterreise zu wahren. Entdecken Sie noch heute die Automatisierungstools von AKOOL, um Ihren Onboarding-Prozess zu modernisieren und Ihre Personalabläufe effizient zu skalieren.

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