كيفية أتمتة عملية تأهيل الموظفين: نصائح للتوظيف الخالي من الإجهاد

يكلف الإعداد غير الفعال المؤسسات 4,125 دولارًا لكل عملية توظيف ويستهلك 54 ساعة شهريًا. تعمل الأتمتة على تبسيط العملية التي تستبدل الأعمال الورقية والمهام المتكررة بسير العمل الفعال والتواصل المتسق.

يوضح لك هذا الدليل كيفية خفض هذه الأرقام بنسبة 60٪ من خلال عملية التشغيل الآلي الاستراتيجية. سوف تتعلم نصائح لأتمتة كل شيء من سير عمل الوثائق إلى أنظمة التنسيق بين الإدارات دون فقدان اللمسة الشخصية.

ما هي الأتمتة على متن الطائرة؟

تعمل الأتمتة الداخلية على تبسيط عملية تكامل التوظيف الجديدة بالكامل من خلال تدفقات العمل الرقمية والأنظمة الذكية. بدلاً من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية يدويًا وإعداد الحسابات وتتبع إكمال الأعمال الورقية، تتعامل الأنظمة الآلية مع هذه المهام تلقائيًا.

على سبيل المثال، عندما تحدد الموارد البشرية مطورًا جديدًا على أنه «تم تعيينه» في نظامه، فإنها تقوم تلقائيًا بتشغيل إنشاء البريد الإلكتروني ودعوة Slack وإرسال مواد تدريبية خاصة بالأدوار توفر ساعات العمل اليدوي.

ما هي سلبيات الإعداد اليدوي؟

تمتلئ عملية الإعداد اليدوي التقليدية بأوجه القصور التي تؤثر بشكل مباشر على أرباحك النهائية وإنتاجية الفريق. يعد فهم نقاط الألم هذه أمرًا بالغ الأهمية لتحديد الأماكن التي يمكن أن تقدم فيها الأتمتة أكبر قيمة، لا سيما في المجالات التي تؤثر على التكاليف التشغيلية ورضا الموظفين.

تكاليف تشغيلية عالية:: يتطلب الإلحاق اليدوي ساعات عمل مخصصة لموظفي الموارد البشرية للقيام بالمهام المتكررة، مما يكلف المنظمات ما متوسطه 125 4 دولارا لكل موظف جديد. يمكن للأتمتة تقليل هذه التكاليف بنسبة تصل إلى 60٪.

إدارة العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً: تقضي فرق الموارد البشرية ما يقرب من 54 ساعة شهريًا في الأعمال الورقية والمتابعة، وهو الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل على المبادرات الاستراتيجية والتفاعل الشخصي مع الموظفين الجدد.

تجربة موظف غير متسقة: تؤدي العمليات اليدوية إلى تجارب تأهيل متنوعة عبر الإدارات مما يخلق الارتباك ويقلل من رضا الموظفين الجدد بنسبة تصل إلى 30٪ مقارنة بالنهج الآلية الموحدة.

توفير الوصول المؤجل: عادةً ما يستغرق الإعداد اليدوي للأدوات والأنظمة من 3 إلى 5 أيام عمل، مما يؤثر بشكل مباشر على إنتاجية الموظفين الجدد ويتسبب في اختناقات غير ضرورية في مجال تكنولوجيا المعلومات.

قابلية تطوير محدودة: يصبح الإعداد اليدوي صعبًا بشكل متزايد مع نمو المنظمات. قد يكون من الصعب إدارة عملية الإعداد للعديد من الموظفين الجدد. مقاطع فيديو حول تأهيل الموظفين جنبًا إلى جنب مع أدوات التشغيل الآلي تجعل من السهل توسيع نطاق العملية للفرق الكبيرة.

عرضة للأخطاء: يمكن أن تتسبب الأخطاء البشرية في النماذج أو الجداول الزمنية أو تعيينات المهام في حدوث تأخيرات. تعمل الأتمتة على تقليل الأخطاء من خلال توفير تنفيذ دقيق للمهام في الوقت الفعلي.

كيف تعمل الأتمتة على إصلاح تحديات الإعداد؟

تعمل الأتمتة على تحويل نقاط صعوبة الإعداد التقليدية إلى عمليات سير عمل مبسطة تعزز الكفاءة والامتثال مع تقليل التكاليف. فيما يلي كيفية معالجة الحلول الآلية للتحديات الرئيسية:

إدارة مبسطة للوثائق

تعمل منصات التشغيل الآلي الحديثة على التخلص من فوضى الأعمال الورقية من خلال تنفيذ عمليات سير عمل المستندات الذكية. يقوم النظام تلقائيًا بإرسال جميع النماذج المطلوبة وتتبعها وتخزينها - بدءًا من المستندات الضريبية وحتى إقرارات السياسة. عند إضافة موظف جديد إلى النظام، فإنه يؤدي إلى إصدار متسلسل للمستندات مع تذكيرات آلية ويحقق معدل إنجاز 99.5٪ في الوقت المحدد مقارنة بـ 76٪ للتتبع اليدوي.

توفير الوصول الفوري إلى النظام

بدلاً من الانتظار لأيام حتى يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بإعداد الحسابات يدويًا، يؤدي التوفير التلقائي إلى إنشاء جميع عمليات الوصول الضرورية للنظام في غضون دقائق. يقوم أحد المشغلات تلقائيًا بإنشاء حسابات البريد الإلكتروني وتراخيص البرامج والوصول إلى الأدوات الخاصة بالدور. أبلغت شركات المؤسسات عن تقليل وقت إعداد النظام من 3-5 أيام إلى أقل من ساعتين باستخدام التزويد الآلي.

تدريب شخصي على نطاق واسع

تعمل الأتمتة على تحويل تقديم التدريب من خلال التخصيص القائم على الذكاء الاصطناعي ومحتوى الفيديو القابل لإعادة الاستخدام. يقوم النظام تلقائيًا بتعيين وحدات خاصة بالأدوار وتكييف المحتوى بناءً على سرعة التعلم. أبلغت الشركات عن احتفاظ أفضل بالمعرفة بنسبة 68٪ مع تدريب الفيديو الآلي مع تقليل تكاليف تدريب الموظفين بمقدار 1200 دولار لكل عملية توظيف من خلال إعادة استخدام المحتوى عبر الأقسام.

تقديم التدريب المتسق

تضمن الأتمتة حصول كل موظف جديد على مواد تدريبية موحدة ومحددة الأدوار في الوقت المناسب. يقوم النظام بتتبع الإكمال وإرسال التذكيرات إذا لزم الأمر وتكييف مسار التدريب بناءً على الدور والتقدم. تشير المؤسسات التي تستخدم تقديم التدريب الآلي إلى تحقيق إنتاجية أسرع بنسبة 42٪ للموظفين الجدد.

التنسيق بين الإدارات

تعمل عمليات سير العمل الآلية على إزالة فجوات الاتصال بين الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات ورؤساء الأقسام. عندما تبدأ الموارد البشرية في عملية الإعداد، يقوم النظام تلقائيًا بإخطار أصحاب المصلحة المعنيين وتعيين المهام وتتبع الإكمال. هذا يقلل من وقت التنسيق بين الإدارات بنسبة 75٪ ويزيل عمليات التسليم التي تم إسقاطها.

تحسين التكلفة والموارد

بواسطة التشغيل الآلي لمهام تأهيل الموظفين المتكررة، تعمل المؤسسات عادةً على تقليل الوقت الإداري للموارد البشرية بنسبة 60٪ مع خفض تكاليف الإعداد بمقدار 2,475 دولارًا لكل عملية توظيف. يمكن أن تركز الموارد المخصصة سابقًا للمعالجة اليدوية على الأنشطة عالية القيمة مثل بناء الثقافة والإرشاد الشخصي.

كيف تعمل الأتمتة الخاصة بإعداد الموظفين؟

التشغيل الآلي لتأهيل الموظفين يعمل على تبسيط العملية عن طريق استبدال المهام اليدوية بتدفقات عمل فعالة تعتمد على التكنولوجيا. إنه يضمن تجربة سلسة لفرق الموارد البشرية والموظفين الجدد من خلال معالجة الاختناقات الرئيسية ودمج جميع جوانب الإعداد في نظام موحد. فيما يلي كيفية عمل العملية وكيفية تحديد الحواجز التي تبطئها:

1. تحديد الحواجز في العملية الحالية

لتنفيذ الأتمتة بفعالية، ابدأ بتحديد العوامل التي تؤدي إلى إبطاء سير العمل الحالي على متن الطائرة:

• الأعمال الورقية اليدوية: يمكن أن تؤدي المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل طباعة النماذج وتوقيعها ومسحها ضوئيًا إلى تأخير العملية.
• التواصل غير الفعال: يمكن لرسائل البريد الإلكتروني الفائتة أو التعليمات غير الواضحة أن تترك الموظفين الجدد غير متأكدين من خطواتهم التالية.
• إدارة المهام غير المنسقة: يمكن أن تؤدي عمليات سير العمل المفككة بين الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات ومديري الفرق إلى حدوث اختناقات.
• عدم الرؤية: قد تواجه فرق الموارد البشرية صعوبة في تتبع تقدم المهام، مما يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية أو الخطوات غير المكتملة.

2. المكونات الأساسية لأتمتة الإعداد

بمجرد تحديد الحواجز، فإن الخطوة التالية هي فهم المكونات التي تجعل الأتمتة تعمل:

• النماذج والتوقيعات الرقمية: استبدل الأوراق المادية بالنماذج الإلكترونية التي يمكن توقيعها وإرسالها عبر الإنترنت.
• عمليات سير العمل المؤتمتة: إعداد عمليات خطوة بخطوة، مثل تخصيص وحدات تدريبية، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية، وجدولة التوجيهات.
• تعيين المهام: قم بتعيين المهام تلقائيًا إلى الأقسام ذات الصلة، مثل تكنولوجيا المعلومات لإعداد الحسابات أو المديرين لمقدمات الفريق.
• الوصول إلى الموارد: منح الموظفين الجدد إمكانية الوصول الفوري إلى الأدوات والأنظمة والمستندات، مما يقلل من حالات التأخير.
• تتبع التقدم: استخدم لوحات المعلومات لمراقبة رحلة الإعداد، مما يضمن إكمال كل مهمة في الوقت المحدد.
• مجموعة الملاحظات: التشغيل الآلي للاستطلاعات لجمع المدخلات من الموظفين الجدد حول تجربتهم.

3. معالجة الحواجز باستخدام الأتمتة

ومع تحديد الحواجز وتحديد المكونات الأساسية، فإن الخطوة التالية هي تنفيذ الأتمتة لحل هذه التحديات. في ما يلي كيفية معالجة الأتمتة لكل مشكلة بفعالية:

• تبسيط الأعمال الورقية: ترسل الأنظمة الآلية نماذج رقمية مزودة بقدرات التوقيع الإلكتروني التي تزيل التأخير الناجم عن المناولة اليدوية.
• تحسين التواصل: ترسل القوالب التي تم تكوينها مسبقًا التذكيرات ورسائل الترحيب وتحديثات المهام تلقائيًا، مما يضمن التواصل الواضح في الوقت المناسب.
• تنسيق المهام: تعمل الأتمتة على دمج عمليات سير العمل الخاصة بالموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والإدارات. إنه يضمن تنفيذ مهام مثل إعداد الحسابات وتعيين التدريب وجدولة التوجيهات دون تدخل يدوي.
• تحسين الرؤية: تسمح لوحات معلومات التتبع في الوقت الفعلي لفرق الموارد البشرية بمراقبة تقدم عملية الإعداد، مما يضمن إكمال المهام في الوقت المحدد ومعالجة الاختناقات بسرعة.

4. تطبيق الأتمتة في عملية الإعداد

بعد معالجة الحواجز، فإن الخطوة الأخيرة هي الدمج التشغيل الآلي في دورة حياة الإعداد بأكملها. إليك كيفية عملها خطوة بخطوة:

1. التشغيل الآلي لما قبل الصعود إلى الطائرة:بعض النصوص
   • يتلقى الموظفون الجدد رسائل بريد إلكتروني آلية تحتوي على تعليمات وروابط لإكمال النماذج الرقمية.
   • يتم تشغيل طلبات تكنولوجيا المعلومات تلقائيًا لإعداد الحسابات وتعيين المعدات ومنح الوصول إلى البرامج.
2. داى ون أوتوميشن:بعض النصوص
   • يوفر البريد الإلكتروني الترحيبي للموظفين الجدد قائمة مرجعية بالمهام والموارد وجداول التوجيه.
   • يتم تعيين وحدات التدريب والموارد الخاصة بالأدوار تلقائيًا بناءً على الوظيفة.
3. التشغيل الآلي المستمر:بعض النصوص
   • يتم إرسال تذكيرات بالمهام وإشعارات المتابعة لضمان إكمال الأنشطة في الوقت المناسب، مثل التعريف بالفريق أو التدريب على الامتثال.
   • يتم إرسال الاستطلاعات على فترات منتظمة (على سبيل المثال، 30 أو 60 أو 90 يومًا) لجمع التعليقات وقياس نجاح عملية الإعداد.
4. التكامل مع الأنظمة الحالية:بعض النصوص
   • تتزامن أدوات الأتمتة مع نظام إدارة الموارد البشرية ومنصات تكنولوجيا المعلومات ونظام إدارة التعلم لتبسيط تدفق البيانات والعمليات، مما يضمن تجربة سلسة لجميع المعنيين.

أفضل 5 طرق لأتمتة عملية تأهيل الموظفين

تعمل الأتمتة الإستراتيجية للإعداد على التخلص من الاختناقات اليدوية مع ضمان تجارب متسقة وعالية الجودة للموظفين. إليك الطريقة الأتمتة في فرق الشركات يعمل على تحويل سير العمل وزيادة إنتاجية الموارد البشرية.

قم بتبسيط مهام الإعداد المسبق

تعمل الأتمتة المسبقة على تبسيط الخطوات التي تتعامل معها فرق الموارد البشرية عادةً قبل اليوم الأول للتوظيف الجديد، مما يضمن إعداد كل شيء لبداية سلسة. من خلال تحديد هذه المهام وتنظيمها وأتمتتها، يمكنك توفير الوقت وتقليل الأخطاء وإنشاء انطباع أول إيجابي.

كيفية تحديد مهام الإعداد المسبق

ضع قائمة بأنشطة ما قبل الإعداد الشائعة: قم بتضمين مهام مثل جمع التفاصيل الشخصية وإعداد الحسابات وإخطار أصحاب المصلحة.

استشر أصحاب المصلحة: التعاون مع المديرين وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية لضمان تغطية جميع الخطوات اللازمة.

تدقيق العمليات الحالية: ابحث عن المهام اليدوية المتكررة التي يمكن تشغيلها تلقائيًا، مثل إدخال البيانات ومتابعة البريد الإلكتروني.

عمليات وأدوات لأتمتة الإعداد المسبق

• النماذج الرقمية والتوقيعات الإلكترونية: استخدم أدوات لجمع المعلومات الضريبية والعقود والمستندات الأخرى المطلوبة إلكترونيًا.
• قوالب البريد الإلكتروني الترحيبي: قم بأتمتة رسائل الترحيب المخصصة مع تعليمات لخطوات الإعداد المسبق.
• منصات إدارة الهوية: التشغيل الآلي لإعداد الحساب للبريد الإلكتروني وأنظمة تكنولوجيا المعلومات والوصول إلى البرامج.

كيفية تنفيذ الأتمتة

• دمج الأنظمة: قم بتوصيل نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) بأدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات لسير العمل بسلاسة.
• إعداد الإشعارات: إرسال تذكيرات تلقائية للمديرين وأصحاب المصلحة حول مسؤولياتهم في مجال الإعداد.
• الاختبار والتكرار: قم بتشغيل حالات الاختبار لسير العمل قبل الإعداد لتحديد الثغرات وتحسين العملية.

تنسيق الوصول إلى النظام

تعمل عملية تنسيق الوصول إلى النظام على التشغيل الآلي لإعداد حسابات البريد الإلكتروني وأدوات البرامج وأذونات تكنولوجيا المعلومات، مما يضمن حصول الموظفين الجدد على كل ما يحتاجون إليه ليكونوا منتجين منذ اليوم الأول. هذا يزيل التأخير ويقلل الأخطاء ويبسط التنسيق بين فرق الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات.

كيفية تبسيط إعداد الوصول إلى النظام

• إنشاء قوالب وصول: تحديد متطلبات الوصول الخاصة بالدور للأدوات والأنظمة الشائعة الاستخدام.
• استخدم منصة إدارة الهوية: التشغيل الآلي لإنشاء الحساب وإعداد كلمة المرور وتخصيص الأذونات للموظفين الجدد.
• التشغيل الآلي لسير عمل تقنية المعلومات: تشغيل مهام مثل تعيين الأجهزة ومنح تراخيص البرامج وجدولة جلسات تدريب النظام.

خطوات لتحسين التشغيل الآلي للوصول إلى النظام

• تحديد الاختناقات اليدوية: حدد أين تحدث التأخيرات أو الأخطاء في إعداد الحساب وحدد أولويات التشغيل الآلي لهذه العمليات.
• ربط تكنولوجيا المعلومات بأنظمة الموارد البشرية: قم بدمج نظام إدارة الموارد البشرية الخاص بك مع أنظمة إدارة الهوية وإصدار التذاكر لتوفير سلس.
• تعيين تنبيهات لتغييرات الأدوار: تشغيل الإشعارات تلقائيًا لتقنية المعلومات لضبط الأذونات أو إلغاء تنشيط الحسابات عند تغيير الأدوار أو خروج الموظفين.

تنظيم سير عمل الإعداد

تضمن هيكلة سير العمل الداخلي تنظيم كل خطوة واتساقها وسهولة متابعتها لكل من الموظفين الجدد وفرق الموارد البشرية. يمكن أن تساعد الأتمتة في تخطيط هذه الخطوات وتعيينها وتتبعها، مما يؤدي إلى إنشاء عملية سلسة من الإعداد المسبق إلى التكامل.

خطوات إنشاء سير عمل منظم

• الخطوط العريضة لمراحل الإعداد الرئيسية: قسّم العملية إلى مراحل، مثل الإعداد المسبق للصعود إلى الطائرة وأنشطة اليوم الأول والتدريب وتسجيل الوصول.
• تعريف المهام الخاصة بالدور: تحديد الأنشطة الفريدة لكل دور، مثل التدريب المتخصص أو الوصول إلى الأدوات.
• تبعيات الخريطة: تحديد المهام التي تعتمد على الآخرين (على سبيل المثال، إعداد تكنولوجيا المعلومات قبل الوصول إلى التدريب) وتنظيم التسلسل وفقًا لذلك.

كيفية التشغيل الآلي لسير العمل

• استخدم أدوات التشغيل الآلي لسير العمل: إنشاء قوائم مرجعية للمهام وتعيين المواعيد النهائية تلقائيًا للموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والمديرين.
• قم بتعيين المشغلات لإكمال المهام: قم بأتمتة الخطوة التالية في سير العمل (على سبيل المثال، إرسال وحدات تدريبية بعد إعداد الحساب).
• تتبع التقدم في الوقت الفعلي: استخدم لوحات المعلومات لمراقبة أنشطة الإعداد ومتابعة المهام غير المكتملة.

التشغيل الآلي للتدريب التفاعلي

يعمل التدريب الآلي على تسهيل تعيين وحدات التعلم وتقديمها وتتبعها أثناء إشراك الموظفين الجدد بمحتوى تفاعلي. يضمن هذا النهج جودة التدريب المتسقة ويوفر الوقت ويحسن الاحتفاظ بالمعرفة.

خطوات لأتمتة التدريب

• إنشاء خطط تدريب خاصة بالأدوار: تحديد الدورات والمواد المطلوبة بناءً على موقف الموظف.
• استخدم نظام إدارة التعلم (LMS): أتمتة مهام التدريب وتتبع التقدم وتقديم الشهادات عند الانتهاء.
• دمج محتوى الوسائط المتعددة: قم بتضمين مقاطع فيديو ومسابقات ووحدات تفاعلية لتعزيز المشاركة.

أفضل الممارسات لأتمتة التدريب التفاعلي

• حدد المواعيد النهائية للإنجاز: تشغيل التذكيرات تلقائيًا لإبقاء الموظفين على المسار الصحيح وفقًا لجدول التدريب الخاص بهم.
• قم بتجميل التجربة: استخدم الشارات أو النقاط أو لوحات الصدارة لتحفيز الموظفين ومكافأتهم أثناء التدريب.
• تقديم ملاحظات فورية: التشغيل الآلي لتسجيل نقاط الاختبار والتعليقات لمساعدة الموظفين الجدد على تحديد مجالات التحسين في الوقت الفعلي.

تتبع الأداء وتكامل التحليلات

يساعد دمج تتبع الأداء والتحليلات في عملية الإعداد على مراقبة تقدم الموظفين الجدد وتحديد التحديات وتحسين التجربة باستمرار. تتيح الأتمتة الرؤى في الوقت الفعلي، مما يجعل من السهل ضمان رحلة تأهيل ناجحة.

كيفية تتبع أداء الإعداد

• تعيين المقاييس الرئيسية: تتبع معدلات إكمال المهام والتدريب ونماذج التعليقات لقياس نجاح عملية الإعداد.
• استخدم لوحات المعلومات للرؤية في الوقت الفعلي: تزويد الموارد البشرية والمديرين بلوحات مركزية لمراقبة تقدم المهام وإكمال التدريب.
• إشعارات التقدم التلقائية:: إخطار أصحاب المصلحة في حالة تأخر المهام أو الوحدات التدريبية، مع ضمان المتابعة في الوقت المناسب.

أفضل الممارسات لتكامل التحليلات

• تحليل اتجاهات الإعداد:: تحديد الأنماط في بيانات الأداء لتحسين سير العمل ووحدات التدريب.
• دمج الملاحظات: استخدم الاستطلاعات الآلية لجمع رؤى التوظيف الجديدة وتعديل العمليات وفقًا لذلك.
• مراقبة مقاييس الاستبقاء: ربط تحليلات الإعداد بمعدلات الاحتفاظ بالموظفين لتقييم الفعالية على المدى الطويل.

الإعداد اليدوي مقابل الإعداد الآلي

ترجمة مقاطع الفيديو التدريبية لتأهيل الموظفين

مع توسع المؤسسات عالميًا، أصبح إنشاء محتوى تأهيل فعال متعدد اللغات أكثر أهمية من أي وقت مضى.

في حين اعتمدت الأساليب التقليدية على الترجمات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي غالبًا ما أدت إلى رسائل غير متسقة، إلا أن ترجمة الفيديو المدعومة بالذكاء الاصطناعي قد غيرت هذه العملية.

تقدم منصات إنشاء الفيديو الحديثة الآن خدمات متكاملة قدرات الترجمة، مما يسمح للمؤسسات بإنشاء فيديو رئيسي واحد وترجمته تلقائيًا إلى لغات متعددة مع الحفاظ مزامنة الشفاه والفروق الثقافية الدقيقة.

كيفية إدخال التشغيل الآلي للذكاء الاصطناعي في مؤسستك؟

قم بتحويل تجربة الإعداد الخاصة بك مع مجموعة التشغيل الآلي الشاملة للذكاء الاصطناعي من AKOOL. تدمج منصتنا الأدوات الأساسية مثل AI Avatars لتقديم التدريب المخصص، وتقنية Face Swap لمحتوى الفيديو المخصص، وروبوتات الدردشة بالذكاء الاصطناعي لدعم التوظيف الجديد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

تعمل هذه الحلول معًا بسلاسة لتقليل تكاليف الإعداد بنسبة 60٪ مع الحفاظ على اللمسة الإنسانية طوال رحلة الموظف. استكشف أدوات التشغيل الآلي لـ AKOOL اليوم لتحديث عملية الإعداد وتوسيع نطاق عمليات الموارد البشرية بكفاءة.

‍